Kenapa kerja di kedai banyak, tapi duit kurang?
Masih Guna Buku Bill
Paling mudah duit hilang adalah apabila tiada sistem komputer. Setiap kali pelanggan bayar, kena rekod dalam buku.
Masalah jadi bila pelanggan bayar kemudian. Melainkan, jika kita pemilik dobi (Bos) tetapkan pelanggan perlu bayar masa buat pesanan. Kalau tidak, sukar untuk pastikan pelanggan dah bayar atau belum untuk setiap bill yang dikeluarkan. Setiap malam juga, Bos perlu luangkan masa untuk jumlahkan nilai setiap duit masuk, tepat atau tidak dengan duit dalam peti. Kadang-kadang Bos tak sempat untuk kira setiap hari, Bos kira setiap minggu. Kalau duit tak cukup, memang tak tahu lah bila duit tu hilang.
Pelanggan pon rasa malas nak tunggu bil ditulis dan dikira, menyebabkan lebih ramai pelanggan pergi sahaja selepas tinggalkan barang tanpa ambil bil kerana pekerja kenal dengannya. Mudah bagi pekerja untuk langsung tak buat bil, siapkan servis dan masukkan duit dalam poket. Macam mana kita nak tangkap? Jadi, langkah pertama ialah penggunaan sistem. Ini amat penting.
Mungkin kita rasa mahal untuk gunakan sistem komputer. Sebenarnya tidak. Jika duit hilang setiap hari RM10, sebulan dah RM300. Jauh lebih dari kos guna sistem.
Item Tanpa Tanda
Bos perlu selalu buat pemeriksaan rawak (spot check). Datang kedai pada waktu yang pelik. Contohnya, jika selalu datang kedai 11am, cuba sesekali datang pada waktu 3pm, dan periksa. Periksa apa? Pastikan setiap pakaian atau item ada tanda (tag) atau bill. Pastikan tiada item yang tidak diketahui siapa tuannya. Jika ada kes pakaian tak bertuan, ada 2 penjelasan sahaja.
Pertama, SOP yang tidak lengkap atau pekerja tidak mengikuti SOP. Mendisiplinkan pekerja mengikut SOP perlukan sistem denda dan ganjaran. Perkara ni kita borak lain kali.
Kedua, Timah memang tak keluarkan resit. Duit pelanggan masuk ke poketnya. Bila kantoi, alasan biasa ialah “Boss, pelanggan minta timbang bila kering sebab tadi basah lenjun baju dia”. Ini adalah alasan yang tak boleh diterima, kerana tak ikut SOP. Setiap item yang lepas dari kaunter perlu ada bill dan tag. Jika ini berlaku, anda boleh mula mencari Manager baru.
Bila ditanya mana tag? Timah cakap tak sempat print.
Alasan ini tidak boleh diterima.
Item Yang Hilang
Perkara kedua yang perlu diperiksa ialah barang-barang pada rak. Ada tak pakaian yang sepatutnya ada pada rak, tapi bila kita periksa, hilang!
Strategi kelicikan Timah: Bila pelanggan datang ambil item yang dah siap dan bayar, Duit tu Timah kebas. Dan di sistem Timah tak rekod bahawa item tersebut dah diambil pelanggan.
Sebulan sekali, periksa barang-barang pelanggan yang ada di setiap rak, pastikan sama dengan senarai barang pelanggan seperti dalam sistem.
Resit Tak Keluar
Lubang ketiga ialah Servis Ekspres, contohnya gosok terus (on the spot) sehelai kemeja dan seluar. Servis boleh siap dalam masa 10 minit. Kemungkinan besar, pelanggan tak kisah pon untuk ambil bil kerana tak perlu untuk rujukannya. Boss pon susah nak tangkap, sebab item tak disimpan di kedai. Servis macam ni berbaloi Timah curi duit, sebab caj 2 kali lipat (double).
Kata kunci di sini ialah pelanggan rasa tak perlu ambil bil. Jadi, ini yang perlu ditangani.
1. Letakkan notis “Pelanggan tak perlu bayar jika tiada bil dikeluarkan”. Pamerkan pada tempat yang selari dengan pandangan mata (eye level) pelanggan.
2. Guna monitor kedua (paparan pelanggan) untuk tunjukkan butiran bil. Dengan cara ini, walaupun pelanggan malas ambil resit, dia akan nampak butiran dan cara pengiraan caj pada paparan. Untuk paparan pelanggan dipaparkan, bil baru perlu dibuka dahulu.
3. Gunakan fungsi kumpul mata (points). Dengan cara ini, pelanggan mahu lihat mata untuk transaksi ini ditambah ke jumlah mata sedia ada. Jadi, mau tak mau Timah terpaksa buka bill baru dan rekodkan tunai terima.
Pesanan Berubah
Asalnya resit 20kg. Lepas cetak resit dan beri kat pelanggan, Timah ubah jadi 10kg sahaja. Bila customer bayar, caj basuhan 10kg masuk dalam Cash Drawer, lagi 10kg? Masuk poket Timah la!
Sistem POS perlu terus tutup ruang untuk tukar butiran bil bagi pekerja kaunter apabila resit sudah di print. Lagi satu ciri keselamatan yang penting ialah merekodkan setiap aktiviti yang dilakukan oleh Timah pada sistem.
Pesanan Bertindih
Bagaimana jika anda lihat nombor bill berturutan, tetapi tarikh bill lompat-lompat?
Itu lah petanda kemungkinan Timah tindih bil. Begini.
Hari ini, Timah buka bill seperti biasa untuk seorang pelanggan, katakanlah namanya Ahmad.
Lagi 3 hari, Ahmad datang untuk ambil pakaian yang dah siap, dan hantar pakaian baru.
Timah sepatutnya buka bill baru. Tetapi tidak. Dia edit bill Ahmad yang sebelumnya, delete item-item lama dan letak item yang baru Ahmad hantar. Kemudian Timah print bill macam biasa.
Bayaran untuk bil lama, Timah ambil sahaja.
Cara untuk mengekang masalah ini, selalu perhatikan nombor dan tarikh bil, kedua-duanya patut berturutan.
Pelanggan Campak
Biasanya dobi di kawasan sibuk yang susah ada petak letak kereta kosong, pelanggan letak je barang, sebut nama dan terus pergi. Terutamanya pelanggan berulang (regular customer).
Perkara ni boleh dikurangkan jika sistem anda dapat print bil dengan cepat. Cuba, bolehkah sistem print resit dalam masa kurang 10 saat termasuk cari nama pelanggan dan masukkan butiran pesanan (order)? Ruang untuk Timah tipu duit kedai ada bila pelanggan tersebut datang untuk ambil barang dan bayar. Pelanggan akan tanya “Berapa?” tanpa minta bil, kerana tiada keperluan untuk dia simpan bil tersebut.
Timah boleh caj lebih dari sepatutnya, lebihan caj masuk poket. Atau, Timah boleh rekod kurang pada bil, tapi caj penuh pada pelanggan. Beza caj, masuk poket.
Kalau anda menyediakan paparan pelanggan, mudah! Pelanggan boleh terus tengok paparan dan butiran caj, tanpa ambil bil. Jadi, tiada ruang untuk Timah isi poket.
Walau bagaimanapun, pasti ada pelanggan yang tidak mahu ambil bil. Anda boleh wajibkan pekerja untuk whatsapp pelanggan bila pakaian sudah siap untuk diambil. Pastikan pautan online bill disertakan bersama pesanan Whatsapp tersebut.
Pekerja sama yang jaga kaunter
Dia yang ambil pesanan. Dia yang cuci, dia yang gosok. Mudah lah untuk masuk poket!
Jika pekerja yang sama jaga kaunter, dan pekerja yang sama melakukan operasi, dibimbangi banyak ruang untuk pekerja tersebut cilok duit. Contohnya, langsung tak buka bil.
Cara yang baik ialah asingkan pekerja kaunter dan rekod, dengan pekerja operasi. Pekerja operasi tak patut proses barang yang tiada bil atau tiada tag.
Pekerja kaunter dan rekod, tak patut luluskan barang yang tidak sampai tahap kualiti.
Anda mungkin tertanya, habis tu kalau 2 orang pekerja sahaja, takkan la sorang je buat operasi?
Solusinya; gilirkan.
Hari genap, pekerja A gosok dan jaga kaunter. Pekerja B buat cucian.
Hari ganjil, pekerja B yang gosok dan jaga kaunter. Pekerja A pula, buat cucian.